OneDrive ja SharePoint ovat suosittuja Microsoft-tuotteita, joissa on joitain crossover-ominaisuuksia. Tämän vuoksi ei ole aina selvää, mitä eroja niillä on tai miten niitä pitäisi käyttää. Selvittääksemme mahdolliset sekaannukset olemme koonneet tämän SharePoint vs OneDrive -oppaan.
Tämä SharePoint vs OneDrive -artikkeli ei ole niinkään suoraviivainen, vaan pikemminkin opas, joka hahmottaa selkeästi näiden Microsoft-tuotteiden erot. Koska nämä kaksi palvelua ovat usein linkitettyinä, on helppo hämmentää, mitä kukin niistä tekee ja kumpaa (jos ei molempia) sinun pitäisi käyttää.

Tärkeimmät ”pointit”:

      • SharePoint vs OneDrive -oppaamme korostaa eroa asiakirjanhallintajärjestelmän ja yleisen pilvitallennusjärjestelmän välillä.
      • SharePoint auttaa sinua saamaan tärkeät yritysasiakirjasi kuntoon, mikä parantaa työnkulkua ja varmistaa säännösten noudattamisen.
      • OneDrive sopii sekä henkilökohtaiselle käyttäjälle, joka haluaa varmuuskopioida tiedostonsa, että ammattilaisille ja tiimeille, jotka haluavat tehdä yhteistyötä projekteissa.
      SharePoint Online ja OneDrive ovat pääasiassa pilvipohjaisia ​​tuotteita. Molemmissa on säilytystilaa ja ne voivat olla koti asiakirjoille, kuville ja videoille. Samankaltaisuuksistaan ​​huolimatta sekä SharePoint että OneDrive on kohdistettu eri yleisöille. Tässä kappaleessa erittelemme molemmat palvelut ja annamme sinulle selkeän kuvan niiden ominaisuuksista.
      
      Vaikka annamme sinulle runsaasti tietoa molemmista palveluista, kannattaa tutustua yksittäisiin arvosteluihimme, jotta ymmärrät todella, mitä ne koskevat. Sekä OneDrive- että SharePoint-arvostelumme auttavat sinua päättämään, sopivatko jompikumpi palveluista tarpeisiisi.

      Microsoft Teams on viestintätyökalu, joka on suunniteltu pikaviestintään tiimin jäsenten kanssa. SharePoint on paikka, jossa voit rakentaa sisäisiä viestintäsivustoja ja hallita asiakirjoja tehokkaasti. OneDrive on pilvipohjainen tallennusratkaisu tiedostojen varmuuskopiointiin verkossa ja sopii henkilökohtaiseen, perhe- ja yrityskäyttöön.

      Ei. SharePoint-alusta on suunniteltu edistyneeseen asiakirjojen hallintaan, kun taas OneDrive toimii paremmin tiedostojen lataamis-, jakamis- ja synkronointipaikkana pilveen.
      Sekä SharePoint että OneDrive ovat erinomaisia ​​verkkotyökaluja ja ovat loistavia työssään. Pidämme SharePointia parempana vain yrityskäyttäjille, jotka etsivät edistyneitä asiakirjojen hallinta- ja viestintätyökaluja.

      SharePoint vs OneDrive: Mitä eroa niillä on?

      Vaikka OneDrive ja SharePoint tarjoavat molemmat online-tilan tiedostojen käyttämiseen, niiden laajempi käyttö erottaa ne toisistaan. SharePoint on pääasiassa online-asiakirjojen hallintajärjestelmä ja viestintäsivusto. OneDrive on pilvitallennusratkaisu, jota ihmiset käyttävät pääasiassa tiedostojensa online-varmuuskopioiden luomiseen.
      
      Saatat ajatella, mutta voit luoda asiakirjoja sekä OneDrivessa että SharePointissa. Kyllä, tämä on totta. Näiden asiakirjojen tarkoitus on kuitenkin erilainen.
      
      Esimerkiksi SharePointin avulla voit luoda niin sanotun "SharePoint-sivuston", ja sen ominaisuudet on tarkoitettu ensisijaisesti yrityskäyttöön ja ryhmiin. OneDrive puolestaan ​​​​voi toimia henkilökohtaisena tallennustilana Steve-setällesi, joka haluaa varmuuskopioida pyöräilykuviaan ja runojaan.
      
      Tämä ei ole tyhmä, mihin OneDrive pystyy (alaamme pian edistyneen käytön), mutta sen pitäisi antaa sinulle selkeämpi käsitys kunkin tuotteen kohdeyleisöstä ja siitä, miten niiden ominaisuudet palvelevat niitä.

      Mikä on Microsoft 365?

      Microsoft 365 on pääkeskus, joka sisältää valikoiman Microsoft-tuotteita, mukaan lukien sekä OneDriven että SharePointin. Löydät myös ohjelmistoja, kuten Word ja Excel, sekä viestintätyökaluja, kuten Microsoft Teams.
      Microsoft 365 on keskus, jossa voit käyttää kaikkia sovelluksiasi.
      Voit ostaa SharePointin ja kirjautua OneDrive-paketteihin ilman, että sinun tarvitsee maksaa muista tuotteista. Vaihtoehtoisesti voit tilata 365-paketin ja sisällyttää kaikki Microsoftin tuottavuus- ja viestintätyökalut sekä sen projektinhallintatyökalun.

      Microsoft OneDrive: Pilvitallennustila

      Microsoft OneDrive on valtavirran pilvipohjainen palvelu. Se voi toistaa kotona henkilökohtaisia ​​tiedostojasi, kuten valokuvia, perhevideoita ja asiakirjoja, jotka haluat luoda. Se on myös erinomainen yhteistyötyökalu, koska sen avulla useat etäkäyttöiset käyttäjät voivat käsitellä tiedostoja joko samanaikaisesti tai eri aikoina.
      Käyttäjät voivat lajitella tiedostonsa kansioihin OneDriven sisällä.
      OneDrive on hyödyllinen myös kaikille, jotka haluavat jakaa tiedostoja ja kansioita. Otetaan esimerkiksi valokuvaaja. Jos heidän on lähetettävä useita kuvia julkaisijalle, he voivat ladata ne OneDriveen, lähettää linkin julkaisijalle ja myöntää heille kuvien käyttöoikeuden.
      
      OneDrive ei ole vain paikka tiedostoille, se on myös tila niiden luomiseen. Microsoft integroi Office-työkalujensa verkkoversiot, jolloin käyttäjät voivat luoda asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja paljon muuta – suoraan verkossa. Koska OneDrive synkronoi tiedostosi välittömästi, voit käyttää niitä useilla laitteilla, mukaan lukien mobiililaitteet.

      Microsoft SharePoint: Asiakirjanhallintaohjelmisto

      Tiedostojen tallentamisen lisäksi SharePoint-sivustolla on useita ominaisuuksia, jotka helpottavat yrityspäivitysten levittämistä yrityksellesi ja ovat myös koti liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen kehittämiselle.

      SharePointin avulla voit luoda viestintä- ja ryhmäsivustoja.

      SharePoint-sivustolla on kaksi toimintoa. Ensimmäinen on ryhmäyhteistyötä varten, ja se tunnetaan SharePoint-ryhmäsivustona. toinen on viestintäsivusto, jonka avulla voit pingata sekä lyhyitä että pitkiä päivityksiä tiimillesi tai koko yrityksellesi.

      Ajattele asiakirjoja varten SharePointia online-kansiojärjestelmänä. Muistatko aikoja, jolloin kaikki paperitiedostosi säilytettiin suurissa arkistokaapeissa? Tämä on sama teoria, vain käytäntö tehdään digitaalisesti. Asiakirjojen online-tallennus tekee asiakirjojen lajittelusta paljon helpompaa, ja se on myös turvallisempaa ja onnettomuuskestävämpää.

      Pitäisikä minun käyttää OneDrivea VAI SharePointia

      Jos haluat ottaa kaikki tiedostosi tietokoneeltasi ja ladata ne verkkotallennustilaan, OneDrive on oikea tapa edetä. Se sopii myös freelancereille, jotka luovat asiakirjoja (esimerkiksi kirjoittajat) ja joiden on jaettava ne asiakkaiden kanssa samalla, kun ne varmuuskopioivat ne pilveen.

      OneDrive on myös hyvä vaihtoehto niille, jotka etsivät henkilökohtaista pilvitallennustilaa tiedostojensa varmuuskopiointiin älypuhelimistaan. Se ei kuitenkaan ole ainoa vaihtoehto, ja niiden, jotka etsivät pilvitallennustilaa mobiililaitteelleen, kannattaa tutustua Androidin parhaaseen pilvitallennustilaan ja iPhone-artikkeleihin.

      Niille, jotka tarvitsevat yritystason tuotteen asiakirjojen hallintaan ja intranet-sivujen luomiseen, SharePoint on oikea tie. Se on hyödyllinen allekirjoitusten lisäämiseen tärkeisiin yrityssopimuksiin ja laajemman yhteistyötyötilan rakentamiseen. Tässä huomautuksessa kerromme vielä tarkemmin, mitä SharePointilla on tarjota.

      Microsoft SharePointin ominaisuudet (jotka ylittää OneDriven)

      Kuten alta näet, SharePointissa on paljon ominaisuuksia, jotka ylittävät OneDriven. Käymme läpi tärkeimmät ominaisuudet, jotka sinun on tiedettävä, ja annamme sinulle yleiskatsauksen siitä, mitä kukin niistä voi auttaa.

      Yritystason turvallisuus

      Yritystason tietoturva on melkoinen sana. Se tarkoittaa pohjimmiltaan sitä, että yritys käyttää korkeimman tason turvatoimia tietojesi suojaamiseksi.
      Microsoft salaa tietosi YRITYS-standardin salauksella.

      SharePoint käyttää Yritysstandardien mukaista salausta suojaamaan tietojasi sekä siirron aikana että lepotilassa. Se käyttää myös ympärivuorokautista valvontaa, kun tietoturvakorjauksia tarvitaan tai asiakkaiden tiedot voivat olla uhattuna.

      Luo SharePoint-Kirjasto

      SharePoint-kirjaston avulla voit luoda asiakirjoillesi erilaisia ​​luokkia. Tämä auttaa erottamaan taloudelliset, juridiset, koulutusasiakirjat jne. luodaksesi paremman online-arkistointijärjestelmän.
      Uuden dokumenttikirjaston tekeminen on helppoa.
      Voit käyttää dokumenttikirjastoasi viestintä- ja tiimisivustoillasi. On myös mahdollista hallita muiden käyttäjien käyttöoikeuksia, joten he voivat työskennellä vain valtuutetussa kirjastossa.

      Luo Uusi Tiedosto

      Microsoft integroi kaikki työkalut, joita tarvitaan asiakirjojen luomiseen suoraan SharePointiin. Olipa kyseessä Word-asiakirja tai Excel-laskentataulukko, sinä ja tiimisi voitte olla tuottavia poistumatta SharePoint-ohjelmistosta.
      Voit luoda useita uusia asiakirjoja SharePointissa.

      Äskettäin luodut asiakirjat synkronoidaan automaattisesti pilveen, ja ne ovat olemassa myös OneDrive-tiedostoina, jolloin voit käyttää niitä joko SharePointissa tai OneDrive-alustalla.

      Tiedostojen jakaminen SharePoint:ssa

      Pilvipohjaisen tallennustilan tapaan SharePoint antaa sinun jakaa tiedostosi yhden käyttäjän tai alustan sisällä luomiesi ryhmien kanssa. Voit myöntää käyttäjille luvan muokata, tarkastella tai tarkastella asiakirjaa. Jos olet valtuutettu, voit jakaa tiedostoja myös organisaatiosi ulkopuolisten käyttäjien kanssa.
      Asiakirjoja on mahdollista jakaa organisaatiosi sisällä ja ulkopuolella.

      Yhteistyö SharePoint:lla

      SharePoint on yhteistyötyökalu, ja koska se on online-ratkaisu, sen avulla kahden tai useamman henkilön on helppo työskennellä saman asiakirjan parissa samanaikaisesti. Tätä SharePoint kutsuu yhteismuokkaukseksi, ja koska se toimii reaaliajassa, voit esimerkiksi saada yhden henkilön kirjoittamaan dokumentin ja toisen muokkaamaan.
      
      Se sisältää myös versiohistorian, joka on oletuksena käytössä ja jonka avulla käyttäjät voivat tarkastella asiakirjojen aiempia versioita. Se on loistava tapa palauttaa asiakirjoja ja muistuttaa itseäsi tehdyistä muutoksista.

      Luo uutispostaus

      Uutisviesti on pohjimmiltaan blogikirjoitus, jonka julkaiset yrityksessäsi. Se on hyvä tapa luoda lyhyitä tai pitkiä artikkeleita, jotka pitävät yrityksesi tiimisi ajan tasalla siitä, mitä yrityksessäsi tapahtuu. Uutisviestin tekeminen on helppoa ja se tehdään lohkoissa, jolloin voit yhdistää kuvia, tekstiä ja videoita.
      Uutisviesti on samanlainen kuin blogiviesti, jonka julkaiset SharePoint-yrityksesi verkkosivustolla.

      Automatisoi SharePoint:lla

      Asiakirjojen hallintaan liittyy monia ikäviä tehtäviä. Onneksi SharePointin avulla voit luoda monia hyödyllisiä automaatioita, jotka poistavat tarpeen suorittaa tiettyjä toimintoja manuaalisesti.

      Helpota elämääsi SharePointin automaatiotyökalujen avulla.
      Voit esimerkiksi ohjelmoida SharePointin lähettämään sähköpostiviestejä hyväksyttäväksi, kun uusi asiakirja luodaan tai sitä muokataan. Jos työskentelet sopimusten parissa, voit lähettää myös automaattisia digitaalisia allekirjoituspyyntöjä.

      Luo Listoja

      Microsoft on integroinut luettelot SharePointiin. Listojen avulla voit kehittää helposti sulavaa sisältöä, joka hahmottelee selkeästi kaiken ongelmien seurannasta sisällön ajoitukseen. Microsoft tarjoaa sinulle mahdollisuuden luoda uusi luettelo tai voit käyttää jotakin useista käytettävissä olevista malleista työnkulun nopeuttamiseksi. Lue lisää vinkkejä Microsoft SharePoint -opetusohjelmastamme.

      Voit luoda luetteloita tyhjästä tai käytettävissä olevista mallivaihtoehdoista.

      Integroi OneNote

      Jos haluat tehdä nopeita muistiinpanoja ideoista tai tavoitteista, voit tehdä sen OneNoten avulla. Se on merkitty muistikirjaksi SharePointissa. Sitä käytetään parhaiten kappalekokoisissa käsitteissä, jotka haluat merkitä muistiin myöhempää käyttöä varten tai keskustella muiden tiimisi jäsenten kanssa.
      Luo lyhytmuotoisia muistiinpanoja ideoiden ja käsitteiden tallentamiseen ja synkronoi ne SharePointiin.

      Sharepoint On-Premise (Paikallinen SharePoint)

      Jos et halua käyttää SharePointin online-versiota, se on saatavana myös paikallisesti asennettuna ohjelmistona. Tätä kutsutaan "on-premise-ohjelmistoksi". Tämä tarkoittaa, että IT-tiimisi hallitsee täysin ohjelmistoa ja on vastuussa esimerkiksi tietoturvaloukkauksiin reagoimisesta, päivitysten ja korjaustiedostojen työstämisestä ja varmuuskopioinnista.

      Loppuun vielä

      Sinun pitäisi nyt ymmärtää paremmin OneDriven ja SharePointin keskeiset erot. Molemmat sopivat erinomaisesti tiedostojen tallentamiseen ja tiedostojen jakamiseen, mutta kuten yllä on kuvattu, tapa, jolla käytät ja toteutat kutakin ohjelmistoa, on hyvin erilainen.
      
      Niiden, jotka tarvitsevat muutakin kuin tilan tiedostojen tallentamiseen ja tärkeiden asiakirjojen käsittelyyn, kannattaa tietysti harkita SharePointin käyttöä. Niille, jotka tarvitsevat yksinkertaista tilaa tiedostovalikoimalleen ja saattavat haluta tuottavuustyökaluja, OneDrive on enemmän kuin tarpeeksi.
      
      Oliko tämä opas mielestäsi hyödyllinen? Onko olemassa samanlaisia ​​vertailuja, joita haluaisit meidän kirjoittavan? Mikä on suosikkidokumentinhallintaohjelmistosi? Kerro meille kommenteissa. Kiitos kun luit.

      Vastaa

      Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *